L’Ordre d’Approvisionnement – OA - fait partie intégrante de la Supply Chain ou chaîne d’approvisionnement.
En effet, la Supply Chain englobe l’ensemble des activités et des processus liés à la production, à la distribution et à la gestion des produits ou services : depuis leur conception jusqu’à leur livraison au consommateur final.
L’OA est donc un élément clé de cette chaîne :
- il est spécifiquement lié à la phase d’approvisionnement.
Un approvisionnement est généralement créé en fonction des besoins en stock, et peut être généré automatiquement en fonction des niveaux de stock minimum et maximum. Il peut être généré par le MRP ou par un point de commande.
Cet ordre peut être créé à partir d’une commande client ou d’une commande d’achat.
La principale différence entre un ordre d’approvisionnement et une commande d’achat est que l’ordre d’approvisionnement est un document interne. Il sert à planifier les approvisionnements.
Alors que la commande d’achat est un « document externe qui sert à passer une commande auprès d’un fournisseur ».
A noter : un ordre d’approvisionnement peut déclencher un ordre d’achat.
Dans le contexte de la Supply Chain, l’OA intervient généralement à un stade précoce du processus d’approvisionnement. Lorsqu’une entreprise a besoin de biens ou de services auprès d’un fournisseur externe, elle émet un Ordre d’Approvisionnement pour formaliser sa demande. Cela déclenche la série d’événements qui conduit à la fourniture effective des biens ou services requis.
Ordre d’Approvisionnement et Supply Chain interne
L’OA intervient également dans un contexte de Supply Chain interne à l’entreprise.
Par exemple :
- lors d’un ordre de transport entre deux dépôt,
- lors d’un ordre entre un dépôt et une usine
Dans le cadre de l’intralogistique on parlera d’un ordre de réapprovisionnement de station picking par exemple, ou d’Ordres de Distribution – OD.
L’OA aide ainsi à établir une communication claire entre l’acheteur et le fournisseur, en spécifiant les termes de la transaction. Il permet également de planifier efficacement les activités de la Supply Chain en fournissant des informations sur les quantités nécessaires, les délais de livraison, les conditions de paiement, etc.
En résumé, l’Ordre d’Approvisionnement est un maillon essentiel de la chaîne d’approvisionnement, car il :
- formalise la demande d’approvisionnement,
- contribue à la gestion des stocks et des délais,
- et favorise une collaboration efficace entre les partenaires commerciaux au sein de la Supply Chain
En quoi consiste un Ordre d’Approvisionnement en industrie ?
Un Ordre d’Approvisionnement en industrie (et pas que) inclut en général, les éléments courants suivants :
- Identification des parties : les coordonnées complètes de l’acheteur et du fournisseur
- Description des biens ou services : une liste détaillée des produits ou services commandés, y compris les spécifications techniques, si nécessaires
- Quantités : les quantités précises de chaque produit ou service demandé
- Prix unitaire et total : le prix unitaire de chaque article, ainsi que le coût total de la commande
- Conditions de paiement : les modalités de paiement, y compris les échéances et les méthodes de paiement acceptées,
- Conditions de livraison : les détails sur le lieu de livraison, les modalités de transport, les délais de livraison, etc
- Conditions générales : les conditions générales de la transaction, telles que les garanties, les responsabilités, les pénalités en cas de non-respect des délais, etc.
- Références : les références aux contrats, aux accords-cadres ou à d’autres documents pertinents
A noter :
- Une fois que le fournisseur a accepté les termes de l’Ordre d’Approvisionnement, il devient juridiquement contraignant pour les deux parties,
- Ce document joue un rôle crucial dans le suivi des transactions commerciales, la prévention des litiges et la garantie d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement.